Fouten in spreadsheets zijn niet alleen frustrerende persoonlijke ongemakken. Ze kunnen ernstige gevolgen hebben. En juist de laatste paar jaar zijn er talloze horrorverhalen in de hitlijsten verschenen.
In augustus 2023 verontschuldigde de politie van Noord-Ierland zich voor een datalek van “monumentale proporties” toen een spreadsheet met statistieken over het aantal agenten en hun rang online werd gedeeld als reactie op een verzoek om vrijheid van informatie.
Er was nog een over het hoofd gezien tabblad op de spreadsheet dat de persoonlijke gegevens van 10.000 politieagenten bevatte.
Een reeks tabelfouten verstoorde eind 2021 de werving van anesthesisten in opleiding in Wales. Het Anesthesiology National Office (ANRO), de instantie die verantwoordelijk is voor hun selectie en werving, heeft alle sollicitanten voor een functie in Wales verteld dat ze “niet zijn geselecteerd”. “, ondanks dat sommigen de hoogste interviewresultaten behaalden.
De schuld viel op het proces van het verzamelen van de interviewgegevens. Tabellen uit verschillende velden misten standaardisatie in opmaak, naamgevingsconventies en algemene structuur. Tot overmaat van ramp werden de gegevens handmatig tussen verschillende tabellen gekopieerd en geplakt, een tijdrovend en foutgevoelig proces.
ANRO ontdekte de fout pas toen afgewezen sollicitanten hun ontslagbrieven in twijfel trokken. Het feit dat geen enkele kandidaat acceptabel leek voor de posities in Wales had een alarmsignaal moeten zijn. Blijkbaar is er geen test of validatie toegepast op de sleuteltabel, een eenvoudige stap die deze kritieke fout had kunnen voorkomen.
In 2021 heeft Crypto.com, een online aanbieder van cryptocurrency, per ongeluk $10,5 miljoen (£8,3 miljoen) in plaats van $100 overgemaakt naar de rekening van een Australische klant, omdat er een verkeerd nummer in een spreadsheet was ingevoerd.
De medewerker die de terugbetaling voor de Australische klant verwerkte, heeft haar bankrekeningnummer onjuist ingevoerd in het terugbetalingsveld op de spreadsheet. Zeven maanden gingen voorbij voordat de fout werd opgemerkt. De ontvanger probeerde naar Maleisië te vluchten, maar werd op een Australische luchthaven aangehouden met een grote hoeveelheid contant geld.
In 2022 verkocht Íslandsbanki, een IJslandse staatsbank, enkele aandelen die zwaar ondergewaardeerd waren vanwege een spreadsheetfout. Bij het consolideren van middelen uit verschillende spreadsheets worden de spreadsheetgegevens niet “opgeschoond” en correct opgemaakt. De aandelen van de bank werden vervolgens met maar liefst £ 16 miljoen ondergewaardeerd.
De donkere materie van bedrijfs-IT
Het bovenstaande is slechts een fractie van de spreadsheetfouten die regelmatig door verschillende organisaties worden gemaakt.
Tabellen presenteren onbekende risico’s in de vorm van fouten, privacyschendingen, bedrijfsgeheimen en schendingen van de naleving. Toch zijn ze ook van cruciaal belang voor de manier waarop veel organisaties hun beslissingen nemen. Om deze reden hebben experts ze omschreven als de ‘donkere materie’ van de IT-technologie van bedrijven.
Uit brancheonderzoek blijkt dat 90 procent van de tabellen met meer dan 150 rijen minstens één grote fout bevat.
Dit is begrijpelijk omdat fouten in de tabel gemakkelijk te maken zijn, maar moeilijk te ontdekken. Uit mijn eigen onderzoek is gebleken dat het inspecteren van spreadsheetcode de meest effectieve manier is om fouten op te sporen, maar deze aanpak kan nog steeds slechts tussen de 60 en 80 procent van alle fouten opvangen.
Er wordt geschat dat maar liefst 9 van de 10 tabellen fouten bevatten.
De aantrekkingskracht van spreadsheets geldt niet alleen in de financiële wereld. Ze zijn essentieel voor engineering, datawetenschap en zelfs voor het sturen van robots naar Mars. De sleutel tot hun succes is hun flexibiliteit.
Spreadsheetsoftware evolueert voortdurend en er komen steeds meer functies beschikbaar die de aantrekkingskracht ervan vergroten. U kunt nu bijvoorbeeld veel taken in Excel (de populairste spreadsheetsoftware) automatiseren met behulp van Python-scripting.
Maar is het, gezien alle bovengenoemde problemen, niet tijd om Excel en andere spreadsheetsoftware te laten varen ten gunste van iets betrouwbaarders?
Menselijke fout
De hoofdoorzaak van deze spreadsheetproblemen is niet software, maar menselijke fouten.
Het probleem is dat de meeste gebruikers de noodzaak niet inzien om hun werk te plannen of te testen. De meeste gebruikers beschrijven hun eerste stap bij het maken van een nieuwe tabel als simpelweg naar binnen springen en direct cijfers of code invoeren.
Velen van ons zijn van mening dat spreadsheets geen serieuze overweging behoeven. Dit betekent dat we zelfgenoegzaam worden en ervan uitgaan dat het niet nodig is om ons werk te testen, valideren of verifiëren.
Uit onderzoek naar de ‘cognitieve belasting’, de hoeveelheid mentale inspanning die nodig is voor een taak, blijkt dat het maken van complexe spreadsheets evenveel concentratie vergt als een huisarts die een diagnose stelt. Deze intense mentale werklast maakt fouten waarschijnlijker. Maar huisartsen bestuderen hun vak vele jaren voordat ze gekwalificeerd worden, terwijl de meeste kaartgebruikers autodidact zijn.
Om de cyclus van herhaalde spreadsheetfouten te doorbreken, zijn er verschillende dingen die organisaties kunnen doen. Ten eerste zou de introductie van standaardisatie verwarring en fouten helpen minimaliseren. Dit betekent bijvoorbeeld consistente opmaak, naamgevingsconventies en gegevensstructuren in spreadsheets.
Ten tweede is het verbeteren van de training van cruciaal belang. Door gebruikers uit te rusten met de kennis en vaardigheden om robuuste en nauwkeurige spreadsheets te maken, kunnen ze valkuilen identificeren en vermijden.
Ten slotte is het cultiveren van een cultuur van kritisch denken ten aanzien van spreadsheets van cruciaal belang. Dit zou betekenen dat gebruikers moeten worden aangemoedigd om berekeningen voortdurend opnieuw te onderzoeken, hun gegevensbronnen te valideren en hun werk nogmaals te controleren.
Simon Thorne is hoofddocent computer- en informatiesystemen aan de Cardiff Metropolitan University
Dit artikel is opnieuw gepubliceerd vanuit The Conversation onder een Creative Commons-licentie. Lees het originele artikel.