Het maken van een back-up van uw e-mail, ongeacht welke provider u gebruikt, is belangrijk omdat de toegang tot uw digitale verzameling berichten minder permanent is dan u in eerste instantie zou denken. Er zijn meerdere faalpunten waarmee u rekening moet houden: wat gebeurt er als er iets in de cloud of uw internetverbinding uitvalt? Wat moet ik doen als uw account om welke reden dan ook wordt geblokkeerd of gesloten en al uw e-mail wordt vernietigd?
Dat zijn slechts enkele van de potentiële problemen. Het kan zijn dat u per ongeluk een aantal e-mails verwijdert die u niet bedoeld had; iemand anders kan toegang krijgen tot uw account en alles verwijderen wat hij vindt; of uw e-mailprovider kan plotseling besluiten u permanent buiten te sluiten.
Met dat alles in gedachten lijkt toegang tot uw e-mail niet zo veilig. Het maakt misschien niet uit dat al die willekeurige nieuwsbrieven, onbetrouwbare deals en politici die smeken om geld je inbox verstoppen, maar hoe zit het met de e-mails en documenten waartoe je echt toegang nodig hebt? Het is handig om een back-up te maken van ten minste een deel van uw e-mails op een andere locatie, zodat u er altijd toegang toe heeft, offline of anderszins.
E-mail doorsturen naar een back-upaccount
De eenvoudigste manier om al uw e-mails naar een ander account te sturen, is door ze handmatig één voor één door te sturen of automatisch zodra ze binnenkomen. Vanuit iCloud Mail kunt u bijvoorbeeld op het tandwielpictogram (linksboven) klikken en vervolgens selecteren Instellingen En Mail doorsturen: Vink het vakje naast aan Stuur mijn e-mail door naar en voer een ander e-mailadres in.
Als u Gmail op internet opent, klikt u op het tandwielpictogram (rechtsboven). Bekijk alle instellingen. Onderstaand Doorsturen en POP/IMAPmarkeer het aangevinkte vakje Stuur een kopie van de inkomende post door naar en voer uw secundaire e-mailadres in. Met Gmail kun je feitelijk een filter maken voor doorgestuurde e-mail (bijvoorbeeld berichten van een specifiek contact), zodat je niet alles doorgestuurd krijgt – klik op een filter maken onderstaand Doorsturen om dit te doen. Houd er rekening mee dat de doorstuuroptie mogelijk niet beschikbaar is voor uw zakelijke account.
Klik ten slotte voor de Outlook-webclient op het tandwielpictogram (rechtsboven). MailDan Doorsturen. Kiezen Schakel doorsturen in optie, voer het secundaire e-mailadres in dat u wilt gebruiken en alle berichten die in uw Outlook-inbox binnenkomen, worden ook naar het andere account verzonden. In dit gedeelte moet u ook kiezen of u een kopie van doorgestuurde e-mails wilt bewaren. Als er iets met uw primaire account gebeurt, kunt u nog steeds in ieder geval naar uw berichten verwijzen.
E-mail doorsturen is een snelle en gemakkelijke manier om uw berichten naar twee plaatsen te sturen, maar het is niet 100 procent betrouwbaar. Wanneer u uw e-mails doorstuurt naar een ander cloudaccount, kunt u nog steeds de toegang tot beide exemplaren kwijtraken als u ooit niet meer online kunt gaan.
Gebruik POP en IMAP (ken je die nog?)
POP (Post Office Protocol) en IMAP (Internet Message Access Protocol) zijn de twee belangrijkste manieren om e-mail naar meerdere plaatsen tegelijk te sturen, en beide standaarden worden door de meeste e-mailproviders ondersteund. Het is een beetje lastig om te kiezen welke je wilt gebruiken om een back-up van je e-mail te maken, omdat ze meestal op enigszins verschillende manieren worden geïmplementeerd, afhankelijk van het programma dat je gebruikt.