Box begon zijn leven bijna twintig jaar geleden in een studentenkamer van het USC toen Aaron Levie een systeem bedacht om bestanden online op te slaan en te delen. Een paar jaar later werd Levie’s oorspronkelijke idee gemeengoed en stapte hij over naar enterprise content management in de cloud. Het was destijds een radicaal idee in een sector die werd gedomineerd door beginnende giganten als Microsoft, EMC, IBM en OpenText.
Traditioneel enterprise content management, zowel op locatie als in de cloud, omvat het opslaan, beheren, beveiligen en beheren van ongestructureerde inhoud. Dit is altijd moeilijker te verwerken geweest dan de gegevens in nette kolommen en rijen in de database.
Tegenwoordig is de sector opnieuw aan het veranderen, en Box werkt er opnieuw aan om zichzelf in de voorhoede van die verandering te positioneren. Levie heeft altijd de gave gehad om te zien waar de puck naartoe gaat, en zijn bedrijf omarmt de softwareverschuiving naar AI en workflowautomatisering.
Vorig jaar nam Box Crooze over, een klein bedrijf dat gespecialiseerd is in workflowautomatisering en metadatabeheer met Box-integraties, waardoor het een logisch acquisitiedoel werd. De mogelijkheid om metagegevens te beheren is de sleutel tot automatisering op hoog niveau in contentbeheer, omdat software hierdoor een type inhoud kan identificeren en begrijpen als er geen andere structuur is. Het kan helpen verschillende soorten inhoud (of het nu gaat om documenten, video, afbeeldingen of audio) via geautomatiseerde workflows te verplaatsen en veel van de eentonige taken te verminderen die voorheen door verveelde en geïrriteerde mensen werden uitgevoerd.
Maar wat Box doet met Crooze en generatieve kunstmatige intelligentie kan deel uitmaken van een grotere verschuiving in de contentmanagementindustrie, een die net zo belangrijk zou kunnen zijn als de verschuiving van on-premise naar de cloud die Box vijftien jaar geleden hielp leiden.
Inhoud aan het werk zetten
Levie is oprecht enthousiast over de mogelijkheden die de Crooze-technologie naar het platform kan brengen. “Dit is iets heel groots. De manier waarop je erover nadenkt, is dat je voor het eerst ooit in Box codevrije apps kunt bouwen waarmee je je inhoud kunt weergeven voor elk bedrijfsproces dat je maar wilt, ”vertelde Levie aan TechCrunch. Met andere woorden: gebruikers kunnen applicaties op maat bouwen die de bedrijfsprocessen weerspiegelen en de inhoud veel nuttiger maken.
Hij erkent dat een mappenstructuur niet zo ver kan gaan, vooral als het om grote hoeveelheden ongestructureerde inhoud gaat, zoals bijvoorbeeld contracten. Het wordt vrij snel lastig om het contract te vinden, laat staan de details van het contract, als je door virtuele mappen snuffelt.
“Maar met een applicatie-ontwikkelomgeving zonder code kun je een echt dashboard bouwen dat al je contracten en alle gegevens in die contracten toont, en je helpt de workflow rond die contracten te automatiseren”, zei hij. Dit kan bewerking, goedkeuringen, elektronische handtekeningen enzovoort omvatten.
Generatieve AI speelt hier ook een rol, waardoor gebruikers inhoud in mappen kunnen doorzoeken om deze beter te begrijpen of specifieke onderdelen kunnen lokaliseren op een manier die traditionele enterprise search niet heeft kunnen doen. Compressiemogelijkheden geven gebruikers de essentie van een grote cache met inhoud zonder elke regel te hoeven lezen. Op het gebied van de workflow kunnen de codeermogelijkheden van generatieve AI helpen bij het automatisch bouwen van aangepaste workflows op basis van specifieke vereisten.
Box lijkt een nieuwe fase in te gaan, zegt Jason Ader, analist bij William Blair, die Box in de gaten houdt. “Nu denk ik dat we Box 3.0 zien, waar het zich op dit gebied van AI en workflow begeeft en echt in de kern komt van veel verticale workflows in de industrie. Ze zijn gebonden aan contracten en digitale activa in uiteraard moeilijke soorten industrieën waar AI, eerlijk gezegd, een grote rol te spelen heeft, omdat het veel van dat werk kan automatiseren”, aldus Ader.
De manier waarop gebruikers inhoud bekijken, verandert inderdaad. Ze willen het niet langer alleen maar beheren, ze willen het aan het werk zetten op dezelfde manier waarop dataplatforms als Snowflake en Databricks het pure databeheer achter zich hebben gelaten en er applicaties bovenop hebben gebouwd. Het eenvoudigweg bewaren van inhoud in magazijnen is niet langer voldoende, en AI stimuleert de automatisering van workflows en het creëren van praktische bedrijfsproductiviteitsresultaten.
“Uiteindelijk willen bedrijven die inhoud gebruiken – en niet alleen opslaan – om de automatisering te stimuleren en de bedrijfsresultaten te verbeteren”, zegt Alan Pelz-Sharpe, oprichter en hoofdanalist bij Deep Analysis. “En dus bieden overnames als Crooze steeds eenvoudiger handvatten om die resultaten te ontwikkelen. Crooze is waarschijnlijk de belangrijkste overname die Box tot nu toe heeft gedaan.”
De evolutie van de contentmanagementindustrie
Box staat bepaald niet alleen in deze inspanning, maar naarmate generatieve AI de mogelijkheid vergroot om inhoud te genereren en de inhoudsopslag te bevragen, beginnen we inhoudbeheer en kennisbeheer (zakelijk geheugen) te zien samensmelten. Bovendien kan de mogelijkheid om code te genereren bedrijven in staat stellen om in een mum van tijd aangepaste workflows te creëren op basis van vereisten en inhoudstypen.
Cheryl McKinnon, een Forrester-analist die zich al twintig jaar bezighoudt met contentmanagement, zegt dat ze de contentmanagementindustrie als geheel in dezelfde richting ziet bewegen als Box, en gelooft dat dit een natuurlijke vooruitgang is. “Ik zie dat dit de volwassenheidscurve alleen maar verder opschrijdt, en deze verschuiving naar workflow en AI is absoluut waar de markt naartoe gaat”, aldus McKinnon. “Dit is een soort omslagpunt waarbij het nu niet alleen gaat om het opslaan van bestanden en mappen, maar kunnen we het ook uitvoeren? Kunnen we over content nadenken, niet alleen vanuit het oogpunt van opslag, maar in de context van de gehele bedrijfsactiviteit?”
Dit is een groot moment voor de hele sector, zegt Pelz-Sharpe. “De ECM-sector als geheel (waaronder Box) heeft nu de grootste kans die ze in twintig jaar heeft gehad, geopend door de interesse en omarming van grote en kleine organisaties om AI te benutten”, zei hij.
Hij is van mening dat ECM-bedrijven bijzonder goed gepositioneerd zijn om te profiteren van AI, omdat ze er al voor zorgen dat ongestructureerde gegevens accuraat, relevant, veilig en actueel zijn. Dat is een belangrijk onderdeel dat AI-modellen nodig hebben en dat vaak ontbreekt, zei hij. Maar de vraag is: kunnen Box en deze andere bedrijven dit moment uitvoeren en benutten?
“Het is belangrijk op te merken dat, hoewel deze kans reëel is, er geen garantie is dat ECM-bedrijven deze zullen omarmen”, aldus Pelz-Sharpe. “Bedrijven als Salesforce begrijpen bijvoorbeeld het belang van het beheren van ongestructureerde data, zoals Oracle [and other industry giants].”
“Waar Box en zijn soortgenoten op dit moment een voordeel hebben, is dat ze speciale platforms hebben om dit werk te doen, en, net zo belangrijk, een diepgaande vaardigheden en ervaring die ze naar de tafel kunnen brengen.”